Как выглядит архив кадровых документов с электронной подписью

Кадровые документы в системе электронного документооборота


Особенно часто такие «аргументы» приводят работники кадровых служб, ссылаясь на ту или иную программу автоматизированной обработки кадровой документации. Учитывая значение данной группы документов в жизни каждого работника и обязательность предъявления этих документов при проверках организации, проводимых государственной инспекцией труда, прокуратурой, другими органами контроля и надзора, а также учитывая очень низкий процент «выигрывания» работодателями рассматриваемых в федеральных судах общей юрисдикции трудовых споров с работниками, руководителям организаций, кадровых служб и служб доку-ментационного обеспечения управления необходимо очень внимательно выбирать соответствующие программы электронного документооборота, включающие обработку кадровой документации. При включении кадровой документации в систему электронного документооборота организации представляется необходимым учитывать

Подписи на кадровых документах в следующем году могут стать электронными

По мнению Минэкономразвития, в современных экономичес­ких условиях важное значение приобретает работа над уменьшением затрат, которые не связаны с основными средствами производства. Особенно это актуально для компаний, которые работают в нескольких субъектах РФ и вынуждены содержать кад­ровую службу в каждом филиале (представительстве).

Сокращение затрат возможно за счет оптимизации работы персонала, осуществляющего оформление документов на бумаге, отказа от аренды дополнительных помещений, в которых осуществляется хранение кадровых документов, сокращения расходов на канцелярские товары, закупку специальных шкафов и т.п.

Согласно экспертным данным расходы, связанные с бумажным документооборотом, могут достигать до 10% от оборотных средств компании, а доля кадровых докумен­тов в общем документообороте — 50%. По мнению Минэкономразвития, возможность подписания электронных документов поможет улучшить эти показатели.

Обеспечение долговременного хранения документов с электронной подписью (электронных оригиналов)

Таким образом, предвидя окончание срока действия сертификата электронной подписи, система хранения может подписать хранимый документ новым сертификатом, подтверждающим, что на момент переподписания, сертификат ЭП был действителен. Таким образом, «срок действительности» электронного документа может быть продлен на три года, потом еще на три года и так далее до истечения сроков хранения.

Проводя аналогию с бумажным документом, на документ ставится своего рода штамп «Подпись верна» с подписью ответственного лица. Затем, еще один штамп «Подпись верна», и так далее. Вариант 2. Использование квитанций переподписания ( DVCS) Сервис DVCS (Data Validation and Certification Server) —служба заверения электронных сообщений доверенной третьей стороной.

Как выглядит электронная цифровая подпись на документе?

Выдаваемый центром комплект включает в себя:

  • Сертификат ключа проверки ЭЦП — как правило, выдается на USB-носителе.
  • Дистрибутив софта «КриптоПро» с активированной лицензией для использования в течение срока действия ключа проверки ЭЦП.

Ключ проверки ЭЦП действует в течение 12 месяцев, после чего подлежит замене.

Результатом обращения к сервису DVCS является квитанция DVC – подписанный электронной подписью документ, содержащий результаты проверки исходного документа и данные о времени выполнения проверки.
ЭЦП могут использовать юридические лица, подписывая электронную информацию внутри фирмы или обмениваясь электронными документами с внешними контрагентами, а также с контролирующими ведомствами. Зачастую ЭЦП используют и физлица, заверяя документы в формате MS Office или отправляя заявки на получение госуслуг.
Физлица также могут получить ЭЦП для обмена электронными документами с ИФНС.

Для этого достаточно скачать сертификат ключа проверки в личном кабинете налогоплательщика. Данная возможность недоступна ИП, частным нотариусам и адвокатам. Как выглядит

Глава 5.

Хранение электронных документов: где и как

Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться.

Например, основной формат текстовых документов совсем недавно был .doc (расширение файлов, созданных в Word), а теперь уже .docx. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра. Ответственность за хранение и воспроизведение ЭД, согласно букве закона, лежит на налогоплательщике.

Например, касаемо бухгалтерских документов, такое требование прописано в п. п. 1 и 2 ст. 29 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Как обеспечить длительное хранение?

Существует достаточно серьезная проблема с документами длительного или постоянного срока хранения.

«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?

Не допускать ошибки при оформлении кадровой документации важно еще и по той причине, что в случае их обнаружения спустя время исправление может протекать очень затруднительно или вообще быть невозможным.

Как хранить электронный документ 50 или 75 лет? Как обеспечить его читаемость в течение всего срока хранения? Какая инфраструктура для этого потребуется? Как обеспечить юридическую силу таких документов?

Условно можно разделить кадровую документацию на следующие крупные категории: ● документы, оговаривающие взаимоотношения между работодателем и работником (трудовой договор, дополнительные соглашения к нему); ● учетная документация (учетные формы кадровой документации, документы по учету рабочего времени); ● персональная документация (личное дело, личная карточка работника); ● организационно-распорядительная документация (график отпусков, штатное расписание, должностные инструкции, приказы по личному составу).

Личная подпись или электронная подпись работника

Таким образом, поскольку законодательством не установлено иное, кадровые первичные документы могут составляться в электронном виде.

Для того, чтобы ответить на вопрос о применении ЭД в кадровом документообороте, необходимо определить круг лиц, участвующих в нем, порядок их взаимоотношений и границы применения ЭД.
Подробно об этом см. материалы в обосновании. Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и в материалах «Системы Кадры». 1. Рекомендация: «Прием на работу для трудоустройства дистанционный сотрудник представляет в электронной форме. При этом работодатель может потребовать направить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением (ч.

3 ст. 312.2 ТК РФ). Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п.). Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной цифровой подписью между работодателем и дистанционным сотрудником*. Это следует

Кадровый электронный документооборот.

Такие лицензии выдаются ФСБ РФ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 03.02.2012 N 79 «О лицензировании деятельности по технической защите конфиденциальной информации».

Наша справка. Уполномоченными федеральными органами, регулирующими деятельность в сфере обработки персональных данных, являются: Роскомнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций) — осуществляет контроль и надзор за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства. ФСТЭК России (Федеральная служба по техническому и экспортному контролю) — устанавливает методы и способы защиты информации в информационных системах в пределах своих полномочий.

ФСБ РФ (Федеральная служба безопасности РФ) — устанавливает методы и способы защиты информации в информационных системах в пределах своих полномочий (регулирует сферу использования криптографических средств).

Можно ли использовать ЭЦП в оформлении кадровых документов?

Например, Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ведь она содержит графы

«Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку»

и «Расписка работника в получении трудовой книжки».

Формально квалифицированная электронная подпись приравнена к собственноручной подписи.

Но в трудовом законодательстве обмен электронными документами предусмотрен только для дистанционных работников. При взаимодействии с ними законодатель официально позволяет работодателю использовать квалифицированную электронную подпись по ограниченному составу документов ().