Опись гражданских дел

Опись гражданских дел

Оглавление:

Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования (с изменениями на 30 декабря 2013 года)

Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.1.3.

все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.>

Составляем опись дел


Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме. Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно».

К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

2Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива. 3Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Как составить опись документов

Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п.

4.12.). Существует еще один вид описей – так называемая . Второй вариант ее названия – опись дел структурного подразделения. Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль . Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива. Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи.

При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена.

Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца.

Опись документов: правила использования и оформления

утвердил Росархив; Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141); Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства; Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов; Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Применение и назначение описи

Настоящая Инструкция разработана в соответствии с , , , , утвержденным , , утвержденными , , утвержденным ., и другими нормативными правовыми документами.(Пункт в редакции, введенной в действие .1.4. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве суда, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.2.1.

Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда (судебной коллегии).

Образец внутренней описи документов дела

| 13 03 2013 Добрый день! Спасибо за ваш замечательный сайт.

Изучаю теорию по архивному делопроизводству. Возник вопрос по внутренней описи.

Как я поняла, она необходима НЕ для всех документов.

А если например, нужно найти в архиве какой-либо приказ в определенном деле, в котором нет внутренней описи.

Как искать? Перелистывать весь том дела? Или сначала смотреть дело с журналами регистрации этих приказов, там найти номер, а потом в деле, в котором хранятся сами приказы, искать уже сам документ. admin | 14 03 2013 Здравствуйте! Конечно, быстрее найти необходимый приказ в журнале регистрации приказов.
Если его нет, то придется перелистывать дело.

Некоторые организации составляют внутренние описи на дела с приказами и др. документами. Но, как Вы правильно поняли, правила этого не требуют.

Валентина | 04 02 2014 Евгения, здравствуйте.

6. Составление описей на судебные дела (наряды) постоянного хранения, общего делопроизводства и дела по личному составу

При первом представлении описей на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства в государственный архив к каждой описи составляется историческая справка, в которой излагаются принципы отбора дел (нарядов) на постоянное хранение и порядок систематизации дел (нарядов) в описи. Историческая справка к каждой описи составляется также и при последующих передачах дел (нарядов) на хранение в государственный архив.6.6.

Годовые разделы описей всех видов дел постоянного хранения должны рассматриваться экспертной комиссией суда, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания, на котором он был рассмотрен.

2. Оформление судебных дел, производств и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архиве суда

Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства.2.8.

Согласованные годовые разделы направляются в четырех экземплярах на рассмотрение и утверждение экспертно-проверочной комиссии государственного архива через три года после сдачи дела в архив суда.

Работник отдела дело/судопроизводства (секретариата судебной коллегии) еще раз обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения.

При этом необходимо руководствоваться следующим.Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

Обращение к исполнению производится в соответствии с пп.

а,б,в,г,д,е п. 9.2.28, п. 9.2.29,п. 9.2.30,пп. а,в,г,д п. 9.2.31, п. 9.2.33,п. 9.2.34 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г.

Внутренняя опись документов личного дела — образец

В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:

  1. общего количества листов описи.
  2. порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний;
  3. итогового количества документов в описи;

Подписывается документ сотрудником, который его составил. О порядке составления описи читайте также в статье .

Загрузить образец внутренней описи документов личного дела вы можете на нашем портале. Внутренняя опись — в большинстве случаев, необходимый элемент внутрикорпоративного документооборота, поскольку при работе с кадровой документацией недопустимы ошибки и неточности. Структура внутренней описи документов в достаточной мере проста и в то же время эффективна.

Ознакомиться со спецификой прочих видов описей вы можете в статьях:

  1. ;
  2. ;
  3. .
  4. ;

Советуем прочитать Последнее

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов.

Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте. Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия.

Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив. Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел. Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2020 году.